写真では気にならない待ち時間でも、大きな動画や大量の素材では制作を止める工程になります。回線の最大速度ではなく、いつもの場所から実際に送り切れる量で計画します。
合計容量と、実際の上り速度を測る
送るファイルの合計容量を確認し、普段アップロードする時間帯と接続方法で短いテストを行います。広告に書かれた最大速度ではなく、継続して出た上り速度を使います。
無線接続、同居人や事業所内の利用、時間帯、提出先の混雑で結果は変わります。余裕を持った見積もりにします。
送信前の準備時間を分けて記録する
ファイル名、形式、検索用情報、権利書類、一覧との照合が終わっていなければ、通信が速くても提出は進みません。
準備、送信、提出確定、審査を別の状態として記録し、どこで止まっているかを分かるようにします。
小さな単位で送り、失敗した範囲を特定する
大きな一組だけで送ると、失敗したときに確認と再送の範囲が広がります。素材番号で追える小さなまとまりに分け、開始と終了を記録します。
中断後に続きから送れるか、同じファイルが重複しないかも、少数の素材で試します。
通信待ちは、見えにくいだけで制作時間から消えません。
元データと確認済みコピーを残したまま送る
送信先にファイルが見えたからといって、手元の元データを消しません。提出結果、公開状態、バックアップは別の確認です。
不安定な接続で再送が必要になっても、同じ提出ファイルをすぐ取り出せる状態にします。
送信完了ではなく、結果確認まで予定に入れる
ファイル数、素材番号、受付や現在の状態を照合します。途中で止まった素材、検索用情報が不足した素材、重複した素材を確認します。
締切がある場合は、送信時間だけでなく、失敗のやり直しと結果確認に使う時間も残します。
時間へ含める工程
- 提出ファイルと情報の準備
- 合計容量と実効上り速度の確認
- 小さな単位での送信
- 中断・再送・重複の確認
- 提出結果とファイル数の照合