必要なときに見つけられない写真は、仕事に使えない

撮影した時点では、まだ将来使える素材の候補が生まれただけです。その素材を活用できるかは、保存と管理の方法で決まります。元データ、書き出した画像、検索用情報、使用許諾書、提出履歴がばらばらになると、必要な素材を探すたびに多くの時間を失います。

すべての素材に、変わらない識別情報を付ける

フォルダ名には、日付、案件、場所、依頼主など、実際のまとまりを記します。「良いもの」「新しい編集」のような一時的な評価を名前にしません。作業用コピーの名前を分かりやすく変更しても、元のファイル名は管理表やメタデータに残します。

変わらない識別情報があれば、保存場所が変わっても、元データ、編集内容、書き出した画像、検索用情報、使用許諾書、提出履歴を結び付けられます。

手を加えていない撮影データは、撮影時の状態を残す記録です。編集中のファイルには、調整内容が残ります。提出用の画像は、提出先の条件に合わせて元データから書き出したファイルです。この三つを同じものとして扱うと、元に戻して編集することが難しくなり、画質が落ちた原因も追いにくくなります。

元データは原則として書き換えず、編集にはバージョン番号を付けます。提出条件が変わったら、以前の画像を上書きせず、新しく書き出します。

「final」というフォルダ名は、二つ目の最終版ができた瞬間に意味が曖昧になります。バージョン、日付、提出先など、違いの理由が分かる名前を使います。

保存した写真の価値は、容量ではなく、必要なときに取り出せることで決まります。

カードを初期化したり元データを削除したりする前に、保存先に必要なファイルがそろい、重要なコピーを実際に開けることを確認します。特に大切なデータを移すときはチェックサムを比較し、ファイル名や個数だけでなく中身まで一致していることを確かめます。

同じ事故で同時に失われない場所に、複数のコピーを保存します。同じドライブ内に二つのフォルダを作っても、そのドライブが故障すれば両方を失います。また、誤って削除した内容が、同期によってすべての保存先に反映されることもあります。

検索用の情報には、素材に何が写っているかを記します。管理表には、選別済み、編集済み、権利確認済み、書き出し済み、提出済み、採用、不採用、利用実績あり、保留など、その素材が現在どの段階にあるかを記録します。

これらはすべて別の状態です。アップロードしただけでは、提出が完了したとは限りません。提出しても、採用されたとは限りません。採用されても、実際に誰かが利用した証拠にはなりません。

特定の場所と季節に撮影した横位置の動画を、すべて取り出せるでしょうか。どの編集版を提出したか、写っている人物の許可があるか、元データがどこにあるかまで確認できるでしょうか。

フォルダを一つずつ開かないと答えられないなら、管理表ではなく自分の記憶に頼っています。足りない項目を見つけ、まずは少量の素材から直し、検索で困った経験を仕組みの改善に生かします。

最低限、取り出せるようにする記録